Recebi por e-mail algumas meninas me perguntando como foi que eu organizei os Encontros Solidários de Blogueiros aqui em São Paulo (em breve em todo o país), de tantas perguntas resolvi fazer um post contando tudo e dando algumas dicas para vocês.
Recomendo que você comece a organizar tudo 3 meses antes e faça uma pesquisa com as blogueiras da sua região sobre: Melhor local de encontro; cidade próxima de todos, lugar barato e de fácil acesso ao transporte público; lugar confortável; encontrinho ou encontro mais sério; média de pessoas que irão e outras coisas que sejam relevantes para o que você está pensando.
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| Encontro de Blogueiros no Parque do Ibirapuera 2013, organizado por Baarbara Martinez (aqui) |
Lugar
Se a maioria optar por um encontrinho, é bem básico: procure um parque ou uma praça onde vocês tenham a liberdade de fazer um piquenique e belas fotos.
Se for um encontro mais sério: converse com algumas lojas, livrarias e lugares que poderiam ceder uma sala para você e seu evento. Faça perguntas ao local como: custo (alguns lugares não cobram por este tipo de evento), materiais disponiveis, o que pode ou não fazer, horarios disponiveis, com quem falar, etc. Tudo é resolvido e organizado por e-mail.
Data
Marque uma data favorável, que você sabe que a maioria da galera estará disponível. Dê uma olhada no climatempo para não furar o seu evento. E programe certinho com a loja que você irá fechar a data.
Crie eventos e divulgue
Crie um evento no facebook, google+, faça postagem no seu blog e divulgue em todo o tipo de midia. Deixe comentários, mande e-mails para as blogueiras da sua cidade avisando da data e do local, quanto mais pessoas souberem e quanto mais pessoas divulgarem melhor para você, melhor para o evento e melhor para as empresas. Na descrição do evento deixe claro seu objetivo, as lojas parceiras, páginas parceiras e todos que estiverem colaborando com o seu encontro.
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| 2° Encontro Solidário de Blogueiros em SP, organizado por Bruna Della (aqui) |
Empresas Parceiras
Ok, a parte que muitas temos dúvidas. Selecione empresas que tenham haver com o tipo de blogueira que irá no dia; blogueiras de moda, literários etc (está aí a importância de se fazer uma pesquisa antes de tudo). A estrutura dos e-mais pode ser a seguinte: APRESENTAÇÃO SUA + APRESENTAÇÃO DA IDEIA + ARGUMENTOS DESTACANDO A IMPORTANCIA TANTO PARA O EVENTO QUANTO PARA A EMPRESA DELA PARTICIPAR + INFORMAÇÕES SOBRE O EVENTO + LINKS DE PÁGINAS DO EVENTO + CONTATO.
Era praticamente isso que tinha nos meus e-mails, parece muito mas é bem simples, três ou quatro paragrafos detalhados e bem escritos já é o suficiente para a empresa interessada negociar com você e para a empresa que não quer, dizer não.
Cuidado! Não queira explorar a empresa e nem fique no pé dela, se tiverem interesse irá obter resposta, caso contrário fique na sua. Um e-mail basta. Não peça coisas extravagantes, apenas kits e produtos para sortear durante o evento. Mas também preste atenção a empresas que querem fazer parcerias absurdas também. Tome cuidado com o que você pede e com o que pedem de você.
Organize e Planeje
Um mês antes, pare de mandar e-mail para mais empresas. As que estão com você já são suficientes e as que tem tempo suficiente para enviarem coisas para você. Agora, está na hora de você organizar seu encontro. Crie uma planilha com todos os horários e divida tudo pelas atividades que irá realizar. Por exemplo a que fiz no meu ultimo encontro:
Crie gincanas, quebra-gelos, momento de discussão, leve ideias e novas propostas, algum palestrante, alguém especial na sua cidade, algum blogueiro importante, algo que chame a atenção e que as pessoas possam levar pra casa algo a mais do que já tinham. Deixe reservado também um tempo para os sorteios, sério, isso leva um mega tempo.
Piquenique
Peça para que cada um leve algo para comer e beber, assim ninguém passa fome e o piquenique acaba se tornando algo bem divertido após umas gincanas e quebra-gelos. É um momento para todos se divertirem e conversarem sem pressão hehe.Para encontrinhos, já deixe tudo estendido e coisas fofas como um violão, um radio para ouvirem músicas, bexigas, um belo pano para o chão e coisas fofas para fotografarem e sentirem-se a vontade.
Divulgue e crie grupos
Divulgação nunca é D+, faltando duas semanas para o encontro confirme pelo face ou por e-mail a presença de todos, pegue seus whatsapp's, facebook e crie um grupo no face ou no whats (funciona mais) e esteja sempre presente. Isso da um UP na galera, uma motivação pois assim ninguém tem a sensação de estar indo sozinha.
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| IV Encontro de Blogs de Letras com a Editora Gutenberg (aqui) |
Tenha ajuda
Pelo menos mais uma pessoa te auxiliando na organização é essencial, você sozinha é complicado. É sempre bom ter mais alguém pra recepcionar, ir comprar algo que está faltando então mesmo que seja sua mamis (no meu caso) TENHA SEMPRE UMA AJUDA.Dia do encontro
Chegue pelo menos uma hora antes para deixar toda a sala organizada, todos os brindes prontos e recepcionar um por um. Você pode acordar atrasada e sair péssima (como foi o meu caso), pode ter passado por poucas e boas no meio do caminho (como foi o meu caso) maaaas sempre esteja de sorriso aberto e braços abertos para receber todos independente de sua cultura ou opinião. Ouça, converse, puxe assunto, você é o centro do negócio, caso não esteja sempre antenada e animada o encontro acaba na hora. Mantenha a ordem e foco no horário. Procure terminar sempre uma hora ou meia hora antes para entregar a sala em perfeito espaço, assim a empresa terá confiança para próximos encontros.Fotografe e filme tudo, isso irá se tornar material para você enviar para as empresas parceiras agradecendo a participação.
Acho que é isso hehe, pelo menos é o que eu aprendi com os mil encontros que participei e ajudei a organizar. Claro, cada pessoa tem seu jeitinho e seu truque, estas são minhas dicas e minha forma de organizar as coisas. Espero ter ajudado as pessoinhas que me perguntaram e que me agradeceram pelo encontro. Espero ver mais encontros solidários de blogueiros pelo Brasil todo, e quem sabe daqui a alguns anos eu não esteja realizando um evento deste em outro estado? Basta ter público ;) #ficadica
Conforme novas dicas forem aparecendo, irei completar o post para vocês terem tudo o que precisam aqui.
Caso você tenha mais alguma dica ou gostou de algo da lista, comente aqui em baixo.
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